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Uma boa gestão financeira é, sem dúvidas, um fator imprescindível para o sucesso de um negócio. Mesmo dentro da área de saúde, é preciso ter controle das suas finanças: Os gastos com manutenção, estoque de equipamentos, investimentos e pagamento de funcionários são só uma parte do que precisa ser registrado e previsto todo mês no contexto de uma clínica ou consultório.
Segundo dados do Boa Vista, no ano de 2020 os pedidos de falência de empresas brasileiras tiveram alta de 12,7%. Dentro desse percentual, as micro e pequenas empresas são maioria: 85% do total de falências do ano. Dentro de um período de crise financeira no país, a gestão eficiente se torna ainda mais importante. Diante disso, vamos te falar um pouco sobre o fluxo de caixa e te ensinar a gerir o seu.
O que é fluxo de caixa?
O fluxo de caixa é um instrumento de controle. Ele ajuda você, gestor de uma clínica ou consultório, a organizar e registrar com precisão os gastos que entram e saem do seu negócio. Esse processo evita que prejuízos sejam enfrentados, pois, se bem feito, é capaz de prever possíveis saldos negativos e até mesmo separar montantes para emergências.
Ter um fluxo de caixa bem gerido ajuda no crescimento da sua empresa. Você passa a poder organizar estratégias, se baseando nos seus números passados e futuros, com menores riscos. É por isso que, nesse post, vamos te ensinar a construir um fluxo de caixa para sua clínica ou consultório.
Como posso fazer meu próprio fluxo de caixa?
Existem diversas formas de criar seu próprio fluxo de caixa para clínica ou consultório. Alguns gestores optam por manter esses registros no papel, mas, devido ao risco de perda, ao crescimento do negócio e ao próprio avanço tecnológico, esse método já é quase obsoleto. Outro modelo, já mais confiável, se dá por meio da construção de planilhas. Entretanto, recomendamos que se opte por usar um software de controle de fluxo financeiro, que possa ser acessado por computador ou smartphone. Assim, as chances de sofrer com algum erro são menores.
Abaixo, listamos quatro softwares, sendo um deles gratuito, recomendados para essa atividade dentro do contexto de uma clínica ou consultório:
Após ter escolhido um dos softwares de controle de fluxo, podemos fazer um passo a passo para iniciar a criação:
Separe o pessoal do profissional: Antes de começar, é importante ter em mente que a organização do fluxo de caixa deve incluir todos os gastos da sua clínica ou consultório, como conta jurídica. Nenhum gasto pessoal deve ser incluído dentro desse registro.
Registre as entradas: Separe todas as formas de entrada de capital que seu negócio tem. Em uma folha de papel ou no computador, registre os tipos de consultas, exames, procedimentos e o valor que você recebe sempre que um desses é executado, seja por meio de um plano de saúde ou particular. Tudo que envolver recebimento de dinheiro pela clínica deve estar incluso nesse registro.
Registre as saídas: As saídas de dinheiro são tudo o que o seu negócio precisa pagar para se manter em funcionamento. Contas de internet, energia e água, pagamento de funcionários, gastos com materiais e com manutenção e pagamento de impostos. Tudo que envolver saída de dinheiro do caixa da empresa deve estar incluso nesse registro.
Separe em categorias: Agora que você tem registrado tudo que sua clínica ou consultório precisa ter para se manter em funcionamento, é interessante separar os dados em categorias. Projete a separação que considerar mais interessante: Gastos fixos, gastos variáveis, pagamentos de planos de saúde, pagamentos de pacientes privados... Tudo da maneira que você considerar mais prática e de fácil visualização. Com essas categorias separadas, você pode ver em quê sua clínica mais investe dinheiro e em quê ela recebe mais. Modificações podem ser pensadas a partir disso, posteriormente, para otimizar o financeiro.
Passe tudo para o software de controle de fluxo: Os programas são, no geral, bastante intuitivos. Independente de qual de nossas sugestões, ou até mesmo de outra que você tenha escolhido, a gestão do fluxo de caixa deve ter o mesmo modelo. Acesse a parte de gestão financeira do programa escolhido e passe todos os seus registros de entradas e saídas de capital.
Organize o calendário: Agora que você tem todos os dados, basta começar a registrar no software, em forma de calendário, as entradas e saídas de acordo com o tempo. Insira o saldo atual da sua clínica ou consultório e, sempre que houver um pagamento ou recebimento, registre na data correta no sistema. O programa sempre manterá seu saldo atual calculado automaticamente. É importante que a recepção seja capacitada para usar o sistema: Eles é quem farão os registros de recebimentos de pacientes.
Pronto! Agora que você tem um fluxo de caixa organizado e preciso, é possível criar estratégias. Com o tempo, você saberá até mesmo em que períodos do ano há maiores ou menores fluxos de pacientes e poderá usar tudo isso para se planejar previamente. Separe um caixa de emergências, planeje investimentos e expansões no seu negócio, corte gastos desnecessários: Você pode manter o financeiro da sua clínica otimizado sem dor de cabeça!
Achou complicado? Sua clínica cresceu muito e você sente que não consegue mais dar conta das finanças sozinho? A BioTech Consultoria recomenda fortemente que, nesses casos, o financeiro da sua clínica ou consultório seja terceirizado. A gestão de caixa é importantíssima e é preciso ter segurança ao tratar dela.
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A BioTech Consultoria tem experiência com o mapeamento do fluxo de caixa de clínicas e consultórios. Nosso serviço permite que você tenha uma visualização mais clara das entradas e saídas financeiras do seu negócio, de maneira que seu fluxo de caixa possa ser organizado com precisão. Entre em contato com um de nossos consultores e saiba mais!