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Em qualquer tipo de empresa é muito importante ter seus processos bem organizados e claros para o melhor andamento de suas atividades. Por isso, quando falamos de gestão, o mapeamento de processos é extremamente útil para as organizações que querem otimizar suas atividades e oferecer um serviço de maior qualidade ao cliente.
Mas, primeiro de tudo, o que é um processo?
Segundo o professor universitário William Edwards Deming: “Processo nada mais é que uma série de ações, ou passos, que são realizados para se alcançar determinados objetivos”. Basicamente todo processo recebe um conjunto de entradas, ou inputs, que serão transformadas/processadas em algo que seja valioso para o cliente, as saídas, ou outputs. Geralmente as saídas de um processo são as entradas para o processo seguinte.
Então, o que é mapeamento de processos?
É uma ferramenta de planejamento e gerenciamento que descreve visualmente o fluxo de trabalho. Os mapas mostram uma série de eventos que produzem um resultado final, ou seja, aquilo que precisa ser “alcançado” pelo processo. De forma geral, o mapeamento de processos mostra ao gestor cada passo do processo, como ele realmente funciona na prática, assim como identifica as pessoa envolvidas e os recursos utilizados. É uma ferramenta muito importante para identificar falhas nas etapas e, assim, propor melhorias.
Existem inúmeras vantagens para as organizações que fazem mapeamento de processos, dentre elas estão
Permite ter mais compreensão do negócio;
Identificação e eliminação de gargalos;
Maior controle financeiro;
Auxilia o gestor na tomada de decisão;
Ajuda a melhorar a comunicação entre as áreas envolvidas;
Deixa claro quem são os responsáveis por cada etapa;
Padroniza os processos, servindo como um material de consulta;
Auxilia na capacitação de funcionários;
Por que é tão importante para a área hospitalar?
Sabemos que hospitais são organizações com muitos processos bastante complexos. Em quase todos os processos que acontecem dentro de um hospital é necessário o envolvimento de muitas pessoas de vários setores, sendo então indispensável que haja planejamento e organização, além de uma comunicação interna excelente, caso contrário as tarefas não serão realizadas de forma correta e o hospital terá sérios problemas.
Ter uma visão clara das atividades permite que o hospital tenha um controle maior sobre seus recursos e seu tempo. É uma forma de diminuir o tempo entre a identificação do problema e a definição da solução, de equilibrar a balança entre qualidade dos serviços e redução de custos.